Digital Library & Digital Preservation Google Sheet Automation Documentation
நூலகத்தில் காணப்படும் மீ தரவுத் தாள் மற்றும் நூலக அலுவலகங்களில் பதியப்படும் Checklist, இரவல், அன்பளிப்பாக வழங்கப்பட்ட ஆவணங்களுக்கான பதிவுகள் போன்ற Google Sheet களை இணைத்து தானியக்கமாக உருவாக்கப்பட்ட விரிதாள் பற்றிய விளக்கம் இங்கே இணைக்கப்பட்டுள்ளது.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1H2SyL42Hc814DmDXJug57YhG3IH-HA32g4BFs2ehWd4/edit?usp=sharing - Monthly Automation 2021 என்ற விரிதாளில் நூலகத்தில் இடம்பெறும் திட்டங்கள், மற்றும் அவற்றின் அடைவுகள் பற்றிய விபரம் இங்கே தானியக்கம் செய்யப்பட்டுள்ளது.
மாதாந்தம் இரவல், அன்பளிப்பாக வழங்கப்பட்ட விரித்தாள் இருந்து Source Donor, Delivered By, எண்ணிம படுத்தப்பட்ட ஆவணங்களின் எண்ணிக்கை, எண்ணிம படுத்தப்படாத எஞ்சிய ஆவணங்கள் போன்றவற்றின் விவரம் Source Contributors Borrowed, Source Contributors Donated என்ற தாளில் காணமுடியும்.
அதேபோல், Noolaham Metadata 20xx ஆண்டுகளுக்கான விபரம் Metadata என்ற sheet ல் காணமுடியும். இதைத்தவிர Borrowed, Donated ஆவணங்களின் விபரம் அடங்கிய தாள் இங்கு import செய்யப்பட்டுள்ளது. இதன் மூலம் வேண்டிய query மற்றும் சமன்பாடுகள் இடுவதன் மூலம் தானியங்கியில் விபரங்களைப் பெற முடியும்.
CheckList Details:
- Jaffna Office CheckList
- Kilinochchi Office CheckList
- Batticalo Office CheckList
- Hatton Office CheckList
- Borrowed Documents List - This includes all offices as sub-sheets
- Donated Documents List - This includes all offices as sub-sheets
- Metadata List - Each sheets contains 1000 documents metadata
Borrowed அல்லது Donated ல் பதியப்படும் புத்தகங்களின் தலைப்பானது ஒவ்வொரு அலுவலகங்களுக்கும் Checklist ல் Drop down ஆக வழங்கப்படும்.
பின்னர் checklist குறிப்பிட்ட ஆவணமானது பதியப்பட்டு மின்வருடப்படும், பின்னர் DLA யிலுள்ள Quality Checking பணியாளர்களால் அவை சரிபார்க்கப்பட்டு நூலக எண் இடப்படும். குறிப்பிட்ட அந்த ஆவணம் Borrowed அல்லது Donated document தாளில் checklist ல் இடப்பட்ட நூலக எண்ணால் அடையாளப்படுத்தப்படும். பின்னர் Metadata தாளில் குறிப்பிட்ட எண்ணால் உள்ள row மாற்றம் செய்யப்படும்.
இவ் automation நடவடிக்கையால் Metadata sheet என்பது backup சரியாக எடுக்கப்பட்டுவிட்டது என்பதை உறுதி செய்ய மட்டுமே edit செய்யப்பட வேண்டும். அல்லது ஆவணத்தின் பெயர் நீளமாக இருப்பின் அதை சுருக்கி வலைத்தளத்தில் update செய்ய மட்டுமே மாற்றம் செய்யப்படும்.
